27 điều cực kỳ hữu ích mà bạn không biết Google Sheets có thể làm
Google Sheets có nhiều thứ hơn là bắt mắt. Mở khóa các tùy chọn nâng cao này và xem năng suất của bạn tăng cao.
27 điều cực kỳ hữu ích mà bạn không biết Google Sheets có thể làm
[Hình ảnh: tòa án của Google]
BỞI JR RAPHAELĐỌC LÂU
Tôi sẽ thừa nhận điều đó: Trong phần lớn cuộc đời trưởng thành của tôi, bảng tính vẫn bị che giấu trong bí ẩn. Dĩ nhiên, tôi đã sử dụng chúng rất nhiều để theo dõi thu nhập, so sánh số liệu thống kê, thậm chí duy trì cơ sở dữ liệu cho nhiều loại thông tin liên quan đến công việc khác nhau nhưng tôi luôn cảm thấy như mình hầu như không hiểu được những gì họ có thể làm.
Và đó là một sự xấu hổ. Với Google Sheets nói riêng, việc chỉ bám vào những điều cơ bản trong bảng tính có vẻ giống như ngồi trên một núi tiềm năng chưa được khai thác. Dịch vụ này có rất nhiều chức năng, tùy chọn và phím tắt nâng cao, nhưng cho đến khi bạn xác định và tiếp thu chúng, bạn sẽ chỉ nhận được một phần giá trị mà nó có thể cung cấp.
Vì vậy, sau tất cả những năm này, tôi quyết định hành động. Tôi đào sâu vào các ngõ ngách tối tăm nhất của Sheets để khám phá một số tính năng hữu ích và dễ bị bỏ qua nhất của nó. Cho dù bạn là một nhà thám hiểm bảng tính thông thường hay một chuyên gia phá vỡ dữ liệu tham vọng hơn, tôi cũng sẵn sàng đánh cuộc, có rất nhiều khả năng đáng giá chỉ chờ bạn khám phá.
Đọc tiếp và sẵn sàng đưa trải nghiệm Google Sheets của bạn lên một cấp độ hoàn toàn mới.
(Mặc dù một số mục này cũng sẽ hoạt động trong các ứng dụng di động của Trang tính, nhưng các hướng dẫn bên dưới đều dành cho phiên bản web của dịch vụ.)
TIẾT KIỆM THỜI GIAN VỚI CÁC PHÍM TẮT
1. Lần tới khi bạn cần tạo một bảng tính mới, hãy tự cứu mình khỏi những rắc rối khi mở trang web Google Sheets chính và nhấp qua các lệnh ở đó. Thay vào đó, chỉ cần nhập trực tiếp tờ sheet.new trực tiếp vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. Miễn là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, điều đó sẽ bắt đầu một bảng tính mới cho bạn, bất kể bạn đang ở đâu trên web. (Bạn cũng có thể nhập bảng tính.newv hoặc bảng tính.new, trực tiếp nếu bạn thích.)
2. Trang tính có nhiều phím tắt , nhưng một loạt đặc biệt đáng chú ý là tập hợp các lệnh nhanh chóng chèn ngày và / hoặc thời gian hiện tại bất cứ nơi nào bạn muốn : Nhấn Ctrl hoặc Cmd và phím dấu chấm phẩy để thêm ngày, Ctrl hoặc Cmd cùng với Shift và phím dấu chấm phẩy để thêm thời gian và Ctrl hoặc Cmd cùng với Alt và Shift và phím dấu chấm phẩy để thêm ngày và thời gian.
3. Các phím tắt định dạng nhanh của Google Sheets cũng đáng để ghi nhớ. Với sự kết hợp đúng của các phím, bạn có thể định dạng bất kỳ ô hoặc lựa chọn ô nào bạn muốn mà không cần phải tìm kiếm trong menu . Cam kết những điều này vào bộ nhớ:
Ctrl-Shift-1: Định dạng dưới dạng thập phân
Ctrl-Shift-2: Định dạng theo thời gian
Ctrl-Shift-3: Định dạng theo ngày
Ctrl-Shift-4: Định dạng dưới dạng tiền tệ
Ctrl-Shift-5: Định dạng theo tỷ lệ phần trăm
Ctrl-Shift-6: Định dạng theo số mũ
4. Bạn thậm chí có thể tạo lối tắt được cá nhân hóa của riêng mình trong Sheets để thực hiện một loạt các hành động tùy chỉnh phức tạp chỉ bằng một lệnh. Mở menu Công cụ, chọn Macros, macro, sau đó chọn macro Record. Nếu bạn muốn phím tắt luôn được thực hiện trên cùng một ô cụ thể, hãy chọn sử dụng các tham chiếu tuyệt đối nếu không, hãy chọn sử dụng các tham chiếu tương đối. Sau đó thực hiện bất kỳ hành động nào bạn muốn ghi lại.
Bạn có thể làm một cái gì đó như đặt một loại định dạng cụ thể cho nội dung của một ô (ví dụ văn bản màu trắng in đậm với phông chữ Open Sans và nền màu xám đậm) hoặc bạn có thể thao tác dữ liệu theo cách liên quan hơn, như sao chép nội dung của một ô và sau đó xóa ô đó và dán nội dung một ô bên trái. Khi bạn kết thúc, hãy nhấp vào nút Lưu Lưu trong bảng điều khiển ghi macro và bạn sẽ có thể đặt tên cho lối tắt mới của mình và gán cho bất kỳ tổ hợp phím khả dụng nào để kích hoạt trong tương lai.
LẤY MỘT SỐ DỮ LIỆU
5. Cần hiển thị một số dữ liệu trực tiếp từ một bảng tính bên trong một bảng tính khác ? Sao chép URL đầy đủ của trang tính với dữ liệu và dán vào chức năng QUAN TRỌNG của Trang tính, sử dụng định dạng sau (với URL, số trang tính và phạm vi ô của riêng bạn):
= QUAN TRỌNG (Hồi https://docs.google.com.vn/s dàn tính / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ,, Tờ1! D1: D15
Sau đó, chỉ cần dán chức năng đó vào trang tính nơi bạn muốn dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ phải di chuột qua ô và nhấp vào nút để cho phép hai trang tính được kết nối, sau đó, h Focus-p Focus!, Các dữ liệu từ trang tính khác của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu bất cứ khi nào có thay đổi.
6. Các trang tính cũng có thể lấy dữ liệu từ bất kỳ trang web có sẵn công khai nào , miễn là trang đó có một bảng được định dạng chính xác. Bí mật nằm trong lệnh IMPORTHTML; sử dụng nó với bất kỳ URL nào bạn cần và số cho biết bảng nào trên trang bạn muốn nhập (BẠCH 1, cho bảng đầu tiên, 2 2 cho bảng thứ hai, v.v.):
= IMPORTHTML (Hy https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches, Bảng bảng, 1)
Và cứ như thế, tất cả thông tin sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn.
Lệnh IMPORTHTML của Sheets nhập dữ liệu trực tiếp từ bất kỳ trang web công cộng nào có bảng.
7. Một loại lệnh tương tự có thể cho phép bạn nhập các mục gần đây từ nguồn cấp RSS của trang web vào bất kỳ bảng tính nào . Tất cả những gì bạn cần làm là nhập lệnh QUAN TRỌNG cùng với URL của nguồn cấp dữ liệu bạn muốn có, vì vậy, nếu bạn muốn xem tất cả các câu chuyện về Công ty Nhanh của tôi trong Google Sheets, bạn có thể nhập:
= QUAN TRỌNG (Tiếng https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ')
Nếu bạn chỉ muốn tiêu đề của những câu chuyện mà thôi và chỉ muốn, hãy nói, năm mục gần đây nhất mà bạn có thể thêm vào trong các tham số sau:
= QUAN TRỌNG (Việt https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ', Tiêu đề vật phẩm Tiêu đề, sai, 5)
Và sau đó nếu bạn muốn đặt các liên kết đến từng câu chuyện trong một cột riêng biệt bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng điều này:
= QUAN TRỌNG (Việt https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ', các mặt hàng URL URL, sai, 5)
8. Google Sheets có một người anh em họ dễ bị bỏ qua có tên là Google Forms cho phép bạn thu thập dữ liệu theo dạng khảo sát trên web và sau đó biên dịch kết quả trong bảng tính . Bạn có thể tạo một biểu mẫu bằng cách tìm kiếm tùy chọn của Forms Forms trong menu Chèn của Sheets, sau đó sử dụng trang web xuất hiện để tạo bất kỳ bộ câu hỏi và tham số nào bạn muốn. Khi biểu mẫu của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Gửi Gửi ở góc trên bên phải của trang để gửi email cho bất kỳ ai, nhúng nó vào trang web hoặc nhận liên kết thủ công để chia sẻ theo cách bạn muốn. Khi có phản hồi, chúng sẽ tự động xuất hiện trong bảng tính của bạn dưới dạng các hàng riêng của chúng.
DỌN DẸP NÓ
9. Nếu bạn phát hiện thêm một số khoảng trắng trước hoặc sau dữ liệu trong bảng tính của mình (cho dù bạn đang xem số hay văn bản), đừng quên chức năng TRIM của Google Sheets. Bạn có thể nhập nó vào bất kỳ ô nào bạn muốn dùng = = TRIM (A1), ví dụ, và nó sẽ lấy đi mọi khoảng trắng ở đầu hoặc cuối và cung cấp cho bạn phiên bản sạch hơn của giá trị của ô.
Nếu bạn muốn thực hiện chức năng cho nhiều ô cùng một lúc, hãy sử dụng định dạng này cho bất kỳ phạm vi nào bạn cần:
= ArrayFormula (TRIM (A2: A50))
10. Nhìn vào nhiều dữ liệu với RanDoM hoặc ImPropeR CaPitaLiZaTion? Các trang tính có thể chuẩn hóa định dạng trường hợp cho bạn với một vài chức năng đơn giản: UPPER (A1) sẽ tạo tất cả chữ hoa cho bất kỳ ô nào bạn đề cập; LOWER (A1) sẽ làm tương tự với chữ thường; và PROPER (A1) sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ cho hiệu ứng trường hợp tiêu đề.
11. Có thể bạn có một cơ sở dữ liệu về địa chỉ email do người dùng gửi. Chà, yêu cầu Sheets xem qua các địa chỉ và xác định xem tất cả chúng có được định dạng đúng không: Sử dụng chức năng ISEMAIL (A1) với bất kỳ ô nào bạn cần, hoặc nếu bạn muốn thực hiện chức năng cho một phạm vi ô, thay vào đó hãy sử dụng định dạng này :
= ArrayFormula (ISEMAIL (A2: A50))
Các trang tính sẽ cung cấp cho bạn một câu trả lời của TRUE, hoặc FALSE, cho mỗi địa chỉ email bạn cung cấp.
12. Bạn cũng có thể xác thực URL trong bảng tính để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ mục không phù hợp nào trong danh sách của mình: Thực hiện theo quy trình tương tự được nêu trong mẹo trước nhưng thay vào đó hãy sử dụng chức năng ISURL.
PHÂN TÍCH VÀ HÌNH DUNG
13. Thực hiện các phép tính nhanh trong bất kỳ bảng tính định hướng số nào bằng cách làm nổi bật một loạt các ô và sau đó nhìn ở góc dưới bên phải của màn hình. Theo mặc định, Sheets sẽ hiển thị cho bạn tổng số các số bạn đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào ô có thông tin đó và yêu cầu nó hiển thị mức trung bình, tối thiểu hoặc tối đa hoặc tổng số các số có liên quan và điều đó một khi bạn thực hiện thay đổi đó, lựa chọn của bạn sẽ giữ nguyên mặc định cho mọi tính toán trong tương lai bạn thực hiện
14. Tạo một biểu đồ nhỏ trong một ô bằng tính năng Sparkline tiện lợi của Sheets. Chỉ cần gõ lệnh = SPARKLINE, theo sau là các ô bạn muốn đưa vào, từ biểu đồ biểu đồ, biểu đồ và sau đó là loại biểu đồ bạn muốn tạo ra như dòng, thanh, hoặc cột được định dạng như thế này:
= SPARKLINE (E12: E23, {biểu đồ biểu tượng trực tuyến, cột cột})
Tính năng Sparkline đặt các biểu đồ dữ liệu nhỏ vào các ô trong bảng tính của bạn.
Nếu bạn thực sự muốn trở nên hoang dã, bạn thậm chí có thể bao gồm nhiều lệnh tùy chỉnh sẽ kiểm soát màu sắc được sử dụng trong các phần khác nhau của biểu đồ của bạn cùng với các yếu tố hình ảnh khác.
15. Chạm vào trí thông minh nhân tạo của Google và để Sheets thực hiện các loại phân tích dữ liệu khác nhau và tạo các biểu đồ phức tạp cho bạn . Di chuột qua biểu tượng hình ngôi sao ở góc dưới bên phải của màn hình và bạn sẽ thấy từ xuất hiện Khám phá trực tuyến. Nhấp vào nút đó và Sheets sẽ bật lên một bảng thông tin liên quan đến dữ liệu của bạn. Bạn có thể đánh dấu các hàng cụ thể trong bảng tính của mình để thay đổi trọng tâm của nó và bạn có thể di chuột qua bất kỳ mục nào mà nó trình bày để tìm các tùy chọn điều chỉnh hoặc chèn trực tiếp vào trang tính của bạn.
Tính năng Khám phá của Sheets sử dụng AI để cung cấp cho bạn tất cả các loại biểu đồ và thông tin hữu ích.
ĐỊNH DẠNG NHƯ MỘT PRO
16. Sheets cho phép bạn ẩn bất kỳ hàng nào . Nhấp vào số của nó trong cột màu xám ở phía xa bên trái của màn hình và chọn Hàng ẩn Ẩn hàng từ menu xuất hiện. Khi bạn muốn hiển thị lại hàng, nhấp vào mũi tên màu đen xuất hiện ở vị trí của nó trong cùng cột bên trái màn hình đó.
17. Bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng để làm cho bảng tính của bạn bật? Hãy tìm tùy chọn Màu sắc xen kẽ của xen kẽ trong menu Định dạng của Trang tính. Nó sẽ cung cấp cho bạn một bộ tùy chọn đơn giản sẽ áp dụng một mẫu màu sắc sắc nét cho các hàng của bạn .
18. Trong khi bạn thể hiện sự xuất hiện của bảng tính, hãy nghĩ về việc để Sheets xoay văn bản trong hàng tiêu đề của bạn . Đánh dấu hàng, sau đó nhấp vào biểu tượng hiển thị một góc A góc có một mũi tên hướng lên bên dưới nó (trực tiếp ở bên trái của công cụ chèn liên kết). Sau đó, bạn có thể chọn từ một số hiệu ứng bắt mắt sẽ đặt văn bản tiêu đề của bạn tách biệt và mang lại cho bảng tính của bạn một cái nhìn hấp dẫn, bóng bẩy.
Xoay văn bản hàng tiêu đề và thêm màu xen kẽ là những cách dễ dàng để cung cấp cho bảng tính của bạn một số pizzazz.
19. Các trang tính có thể sao chép bộ định dạng hoàn chỉnh của một ô và áp dụng nó cho một ô khác với một vài cú nhấp chuột nhanh. Đầu tiên, nhấp vào ô có định dạng bạn muốn sao chép. Sau đó, nhấp trực tiếp vào biểu tượng con lăn sơn ở bên phải lệnh in, về phía bên trái của thanh công cụ, và nhấp vào ô mà bạn muốn định dạng được áp dụng. Tất cả mọi thứ từ kích thước phông chữ và màu sắc cho đến bóng ô và kiểu số sẽ mang lại.
20. Cung cấp cho bản thân hoặc nhóm của bạn một danh sách kiểm tra chức năng ngay trong bảng tính: Chọn một loạt các ô trống, mở menu Chèn và chọn Hộp kiểm tra. Sau đó, bạn có thể đặt các mục việc cần làm của mình vào cột tiếp theo và nhận được sự hài lòng khi kiểm tra các mục khi bạn hoàn thành chúng.
CHIA SẺ VÀ CỘNG TÁC
21. Khi bạn đã chia sẻ bảng tính, công khai hoặc với những người cụ thể, bạn có thể tạo một liên kết tùy chỉnh cho phép mọi người có quyền truy cập nhanh chóng sao chép bảng tính của bạn vào tài khoản Google của họ , nơi họ có thể sử dụng nó làm mẫu hoặc sửa đổi tuy nhiên họ muốn mà không ảnh hưởng đến phiên bản gốc của bạn. Chỉ cần sao chép URL trong thanh địa chỉ của trình duyệt của bạn trong khi bạn đang xem bảng tính và thay thế từ "Chỉnh sửa" ở cuối bản sao bằng cách sao chép mật mã trực tuyến với bạn như thế này:
https://docs.google.com/s Lansheet / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/copy
Khi bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng tính mở liên kết đó, họ sẽ ngay lập tức được nhắc tạo một bản sao chỉ bằng một cú nhấp chuột ngay tại đó.
Việc đặt lệnh sao chép của người dùng vào một bảng tính cung cấp cho bất kỳ ai một cách đơn giản để thêm nó vào tài khoản Google của họ.
22. Trang tính giúp bạn dễ dàng xuất bảng tính theo nhiều định dạng thông qua tùy chọn Tải xuống dưới dạng Tải xuống dưới dạng menu trong menu Tệp, nhưng nếu bạn muốn cung cấp cho mọi người một liên kết trực tiếp để tải xuống dữ liệu của bạn dưới dạng PDF , thì có một lệnh ẩn để thực hiện điều đó: Sao chép URL của bảng tính của bạn, giống như trong mục trước, nhưng lần này, hãy thay thế từ Chỉnh sửa Chỉnh sửa ở cuối bằng xuất khẩu? định dạng = pdf BọNG TIN TỨC cung cấp cho bạn một liên kết trông giống như:
https://docs.google.com/s Lansheet / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/export?format=pdf
Những người có quyền truy cập vào bảng tính sẽ ngay lập tức được xuất trình với bản xuất PDF ngay khi họ mở liên kết.
23. Khi bạn đang chia sẻ bảng tính hoặc sử dụng một biểu mẫu để chấp nhận phản hồi giống như khảo sát, bạn có thể yêu cầu Sheets thông báo cho bạn bất cứ khi nào việc chỉnh sửa hoặc bổ sung xảy ra ngay lập tức hoặc dưới dạng thông báo email mỗi ngày một lần. Tìm kiếm các quy tắc Thông báo của người dùng trong tùy chọn Công cụ để đặt tùy chọn của bạn cho bất kỳ bảng tính cụ thể nào.
HÃY THỬ MỘT HOẶC HAI TÍNH NĂNG NÂNG CAO
24. Sheets có khả năng tạo mã QR sẽ kéo bất kỳ URL nào bạn muốn khi chúng được quét. Nhập URL của bạn vào một ô (với http http: // Nghi hoặc Nghi https: // Nghi ở phía trước nó), sau đó sử dụng chức năng sau với số ô của riêng bạn thay cho Số 2
= hình ảnh (ăn https://chart.googleapis.com/chart?chs=150lahoma150&cht=qr&chl= Lần & A2)
Mã QR sẽ ngay lập tức xuất hiện và có sẵn để sao chép, chia sẻ hoặc thao tác theo bất kỳ cách nào mà trái tim bạn mong muốn.
Tạo mã QR là một trong nhiều quyền hạn tiềm ẩn của Google Sheets.
25. Đây là một chức năng Sheets nhỏ tiện dụng để theo dõi các xu hướng trên dữ liệu số: Tạo bản đồ nhiệt để làm nổi bật các mức cao và thấp và giúp bạn dễ dàng nhìn thấy những thứ như mô hình bán hàng hoặc lưu lượng truy cập web. Chọn bất kỳ phạm vi dữ liệu nào bạn muốn, sau đó tìm tùy chọn Định dạng có điều kiện của đường sắt trong menu Định dạng. Nhấp vào tab Quy mô màu của Wikipedia ở trên cùng và gán màu cho cả hai giá trị Min Min và giá trị tối thiểu. Hiệu ứng sẽ hoạt động tốt nhất nếu bạn sử dụng phiên bản màu sáng cho màu trước và phiên bản tối cùng màu cho màu sau.
Bản đồ nhiệt tăng cường bất kỳ tập hợp dữ liệu số nào để giúp bạn phát hiện các mẫu và xu hướng.
26. Sheets có sức mạnh của Google Finance (mà người biết là gì? Vẫn là một thứ ) được cung cấp ngay cho nhu cầu kiến thức chứng khoán của bạn. Hệ thống có thể cung cấp cho bạn giá cổ phiếu theo thời gian thực hoặc lịch sử cùng với tất cả các loại dữ liệu liên quan đến thị trường khác cho bất kỳ công ty giao dịch công khai nào. Chỉ cần sử dụng chức năng GOOGLEFINANCE theo sau là thông tin bạn mong muốn, sử dụng các biến và định dạng được mô tả trên trang này .
27. Bạn có bao giờ thấy mình cuộn qua một danh sách các câu trả lời bằng các ngôn ngữ khác nhau không? Các trang tính có thể xác định bất kỳ ngôn ngữ nào được sử dụng trong bảng tính và thậm chí dịch nó sang ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn ngay tại chỗ. Để phát hiện ngôn ngữ, hãy sử dụng chức năng sau (với số ô thích hợp thay cho Số A1 A1):
= DETECTLANGUAGE (A1)
Bạn cũng có thể nhập một từ thay cho số ô, nếu bạn muốn:
= DETECTLANGUAGE (Lễ hội queso)
Google sẽ cung cấp cho bạn mã gồm hai chữ cái cho bạn biết ngôn ngữ đã được sử dụng. Để dịch, trong khi đó, hãy sử dụng lệnh sau đây với từ hoặc số ô của riêng bạn thay cho Mã A1 và mã cho bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn dịch sang (nếu đó là bất kỳ ngôn ngữ nào khác ngoài tiếng Anh, như được tham chiếu bên dưới):
= GOOGLETRANSLATE (A1, Tự động hóa, Trực tiếp)
27 điều cực kỳ hữu ích mà bạn không biết Google Sheets có thể làm
[Hình ảnh: tòa án của Google]
BỞI JR RAPHAELĐỌC LÂU
Tôi sẽ thừa nhận điều đó: Trong phần lớn cuộc đời trưởng thành của tôi, bảng tính vẫn bị che giấu trong bí ẩn. Dĩ nhiên, tôi đã sử dụng chúng rất nhiều để theo dõi thu nhập, so sánh số liệu thống kê, thậm chí duy trì cơ sở dữ liệu cho nhiều loại thông tin liên quan đến công việc khác nhau nhưng tôi luôn cảm thấy như mình hầu như không hiểu được những gì họ có thể làm.
Và đó là một sự xấu hổ. Với Google Sheets nói riêng, việc chỉ bám vào những điều cơ bản trong bảng tính có vẻ giống như ngồi trên một núi tiềm năng chưa được khai thác. Dịch vụ này có rất nhiều chức năng, tùy chọn và phím tắt nâng cao, nhưng cho đến khi bạn xác định và tiếp thu chúng, bạn sẽ chỉ nhận được một phần giá trị mà nó có thể cung cấp.
Vì vậy, sau tất cả những năm này, tôi quyết định hành động. Tôi đào sâu vào các ngõ ngách tối tăm nhất của Sheets để khám phá một số tính năng hữu ích và dễ bị bỏ qua nhất của nó. Cho dù bạn là một nhà thám hiểm bảng tính thông thường hay một chuyên gia phá vỡ dữ liệu tham vọng hơn, tôi cũng sẵn sàng đánh cuộc, có rất nhiều khả năng đáng giá chỉ chờ bạn khám phá.
Đọc tiếp và sẵn sàng đưa trải nghiệm Google Sheets của bạn lên một cấp độ hoàn toàn mới.
(Mặc dù một số mục này cũng sẽ hoạt động trong các ứng dụng di động của Trang tính, nhưng các hướng dẫn bên dưới đều dành cho phiên bản web của dịch vụ.)
TIẾT KIỆM THỜI GIAN VỚI CÁC PHÍM TẮT
1. Lần tới khi bạn cần tạo một bảng tính mới, hãy tự cứu mình khỏi những rắc rối khi mở trang web Google Sheets chính và nhấp qua các lệnh ở đó. Thay vào đó, chỉ cần nhập trực tiếp tờ sheet.new trực tiếp vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. Miễn là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, điều đó sẽ bắt đầu một bảng tính mới cho bạn, bất kể bạn đang ở đâu trên web. (Bạn cũng có thể nhập bảng tính.newv hoặc bảng tính.new, trực tiếp nếu bạn thích.)
2. Trang tính có nhiều phím tắt , nhưng một loạt đặc biệt đáng chú ý là tập hợp các lệnh nhanh chóng chèn ngày và / hoặc thời gian hiện tại bất cứ nơi nào bạn muốn : Nhấn Ctrl hoặc Cmd và phím dấu chấm phẩy để thêm ngày, Ctrl hoặc Cmd cùng với Shift và phím dấu chấm phẩy để thêm thời gian và Ctrl hoặc Cmd cùng với Alt và Shift và phím dấu chấm phẩy để thêm ngày và thời gian.
3. Các phím tắt định dạng nhanh của Google Sheets cũng đáng để ghi nhớ. Với sự kết hợp đúng của các phím, bạn có thể định dạng bất kỳ ô hoặc lựa chọn ô nào bạn muốn mà không cần phải tìm kiếm trong menu . Cam kết những điều này vào bộ nhớ:
Ctrl-Shift-1: Định dạng dưới dạng thập phân
Ctrl-Shift-2: Định dạng theo thời gian
Ctrl-Shift-3: Định dạng theo ngày
Ctrl-Shift-4: Định dạng dưới dạng tiền tệ
Ctrl-Shift-5: Định dạng theo tỷ lệ phần trăm
Ctrl-Shift-6: Định dạng theo số mũ
4. Bạn thậm chí có thể tạo lối tắt được cá nhân hóa của riêng mình trong Sheets để thực hiện một loạt các hành động tùy chỉnh phức tạp chỉ bằng một lệnh. Mở menu Công cụ, chọn Macros, macro, sau đó chọn macro Record. Nếu bạn muốn phím tắt luôn được thực hiện trên cùng một ô cụ thể, hãy chọn sử dụng các tham chiếu tuyệt đối nếu không, hãy chọn sử dụng các tham chiếu tương đối. Sau đó thực hiện bất kỳ hành động nào bạn muốn ghi lại.
Bạn có thể làm một cái gì đó như đặt một loại định dạng cụ thể cho nội dung của một ô (ví dụ văn bản màu trắng in đậm với phông chữ Open Sans và nền màu xám đậm) hoặc bạn có thể thao tác dữ liệu theo cách liên quan hơn, như sao chép nội dung của một ô và sau đó xóa ô đó và dán nội dung một ô bên trái. Khi bạn kết thúc, hãy nhấp vào nút Lưu Lưu trong bảng điều khiển ghi macro và bạn sẽ có thể đặt tên cho lối tắt mới của mình và gán cho bất kỳ tổ hợp phím khả dụng nào để kích hoạt trong tương lai.
LẤY MỘT SỐ DỮ LIỆU
5. Cần hiển thị một số dữ liệu trực tiếp từ một bảng tính bên trong một bảng tính khác ? Sao chép URL đầy đủ của trang tính với dữ liệu và dán vào chức năng QUAN TRỌNG của Trang tính, sử dụng định dạng sau (với URL, số trang tính và phạm vi ô của riêng bạn):
= QUAN TRỌNG (Hồi https://docs.google.com.vn/s dàn tính / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ,, Tờ1! D1: D15
Sau đó, chỉ cần dán chức năng đó vào trang tính nơi bạn muốn dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ phải di chuột qua ô và nhấp vào nút để cho phép hai trang tính được kết nối, sau đó, h Focus-p Focus!, Các dữ liệu từ trang tính khác của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu bất cứ khi nào có thay đổi.
6. Các trang tính cũng có thể lấy dữ liệu từ bất kỳ trang web có sẵn công khai nào , miễn là trang đó có một bảng được định dạng chính xác. Bí mật nằm trong lệnh IMPORTHTML; sử dụng nó với bất kỳ URL nào bạn cần và số cho biết bảng nào trên trang bạn muốn nhập (BẠCH 1, cho bảng đầu tiên, 2 2 cho bảng thứ hai, v.v.):
= IMPORTHTML (Hy https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches, Bảng bảng, 1)
Và cứ như thế, tất cả thông tin sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn.
Lệnh IMPORTHTML của Sheets nhập dữ liệu trực tiếp từ bất kỳ trang web công cộng nào có bảng.
7. Một loại lệnh tương tự có thể cho phép bạn nhập các mục gần đây từ nguồn cấp RSS của trang web vào bất kỳ bảng tính nào . Tất cả những gì bạn cần làm là nhập lệnh QUAN TRỌNG cùng với URL của nguồn cấp dữ liệu bạn muốn có, vì vậy, nếu bạn muốn xem tất cả các câu chuyện về Công ty Nhanh của tôi trong Google Sheets, bạn có thể nhập:
= QUAN TRỌNG (Tiếng https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ')
Nếu bạn chỉ muốn tiêu đề của những câu chuyện mà thôi và chỉ muốn, hãy nói, năm mục gần đây nhất mà bạn có thể thêm vào trong các tham số sau:
= QUAN TRỌNG (Việt https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ', Tiêu đề vật phẩm Tiêu đề, sai, 5)
Và sau đó nếu bạn muốn đặt các liên kết đến từng câu chuyện trong một cột riêng biệt bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng điều này:
= QUAN TRỌNG (Việt https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss ', các mặt hàng URL URL, sai, 5)
8. Google Sheets có một người anh em họ dễ bị bỏ qua có tên là Google Forms cho phép bạn thu thập dữ liệu theo dạng khảo sát trên web và sau đó biên dịch kết quả trong bảng tính . Bạn có thể tạo một biểu mẫu bằng cách tìm kiếm tùy chọn của Forms Forms trong menu Chèn của Sheets, sau đó sử dụng trang web xuất hiện để tạo bất kỳ bộ câu hỏi và tham số nào bạn muốn. Khi biểu mẫu của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Gửi Gửi ở góc trên bên phải của trang để gửi email cho bất kỳ ai, nhúng nó vào trang web hoặc nhận liên kết thủ công để chia sẻ theo cách bạn muốn. Khi có phản hồi, chúng sẽ tự động xuất hiện trong bảng tính của bạn dưới dạng các hàng riêng của chúng.
DỌN DẸP NÓ
9. Nếu bạn phát hiện thêm một số khoảng trắng trước hoặc sau dữ liệu trong bảng tính của mình (cho dù bạn đang xem số hay văn bản), đừng quên chức năng TRIM của Google Sheets. Bạn có thể nhập nó vào bất kỳ ô nào bạn muốn dùng = = TRIM (A1), ví dụ, và nó sẽ lấy đi mọi khoảng trắng ở đầu hoặc cuối và cung cấp cho bạn phiên bản sạch hơn của giá trị của ô.
Nếu bạn muốn thực hiện chức năng cho nhiều ô cùng một lúc, hãy sử dụng định dạng này cho bất kỳ phạm vi nào bạn cần:
= ArrayFormula (TRIM (A2: A50))
10. Nhìn vào nhiều dữ liệu với RanDoM hoặc ImPropeR CaPitaLiZaTion? Các trang tính có thể chuẩn hóa định dạng trường hợp cho bạn với một vài chức năng đơn giản: UPPER (A1) sẽ tạo tất cả chữ hoa cho bất kỳ ô nào bạn đề cập; LOWER (A1) sẽ làm tương tự với chữ thường; và PROPER (A1) sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ cho hiệu ứng trường hợp tiêu đề.
11. Có thể bạn có một cơ sở dữ liệu về địa chỉ email do người dùng gửi. Chà, yêu cầu Sheets xem qua các địa chỉ và xác định xem tất cả chúng có được định dạng đúng không: Sử dụng chức năng ISEMAIL (A1) với bất kỳ ô nào bạn cần, hoặc nếu bạn muốn thực hiện chức năng cho một phạm vi ô, thay vào đó hãy sử dụng định dạng này :
= ArrayFormula (ISEMAIL (A2: A50))
Các trang tính sẽ cung cấp cho bạn một câu trả lời của TRUE, hoặc FALSE, cho mỗi địa chỉ email bạn cung cấp.
12. Bạn cũng có thể xác thực URL trong bảng tính để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ mục không phù hợp nào trong danh sách của mình: Thực hiện theo quy trình tương tự được nêu trong mẹo trước nhưng thay vào đó hãy sử dụng chức năng ISURL.
PHÂN TÍCH VÀ HÌNH DUNG
13. Thực hiện các phép tính nhanh trong bất kỳ bảng tính định hướng số nào bằng cách làm nổi bật một loạt các ô và sau đó nhìn ở góc dưới bên phải của màn hình. Theo mặc định, Sheets sẽ hiển thị cho bạn tổng số các số bạn đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào ô có thông tin đó và yêu cầu nó hiển thị mức trung bình, tối thiểu hoặc tối đa hoặc tổng số các số có liên quan và điều đó một khi bạn thực hiện thay đổi đó, lựa chọn của bạn sẽ giữ nguyên mặc định cho mọi tính toán trong tương lai bạn thực hiện
14. Tạo một biểu đồ nhỏ trong một ô bằng tính năng Sparkline tiện lợi của Sheets. Chỉ cần gõ lệnh = SPARKLINE, theo sau là các ô bạn muốn đưa vào, từ biểu đồ biểu đồ, biểu đồ và sau đó là loại biểu đồ bạn muốn tạo ra như dòng, thanh, hoặc cột được định dạng như thế này:
= SPARKLINE (E12: E23, {biểu đồ biểu tượng trực tuyến, cột cột})
Tính năng Sparkline đặt các biểu đồ dữ liệu nhỏ vào các ô trong bảng tính của bạn.
Nếu bạn thực sự muốn trở nên hoang dã, bạn thậm chí có thể bao gồm nhiều lệnh tùy chỉnh sẽ kiểm soát màu sắc được sử dụng trong các phần khác nhau của biểu đồ của bạn cùng với các yếu tố hình ảnh khác.
15. Chạm vào trí thông minh nhân tạo của Google và để Sheets thực hiện các loại phân tích dữ liệu khác nhau và tạo các biểu đồ phức tạp cho bạn . Di chuột qua biểu tượng hình ngôi sao ở góc dưới bên phải của màn hình và bạn sẽ thấy từ xuất hiện Khám phá trực tuyến. Nhấp vào nút đó và Sheets sẽ bật lên một bảng thông tin liên quan đến dữ liệu của bạn. Bạn có thể đánh dấu các hàng cụ thể trong bảng tính của mình để thay đổi trọng tâm của nó và bạn có thể di chuột qua bất kỳ mục nào mà nó trình bày để tìm các tùy chọn điều chỉnh hoặc chèn trực tiếp vào trang tính của bạn.
Tính năng Khám phá của Sheets sử dụng AI để cung cấp cho bạn tất cả các loại biểu đồ và thông tin hữu ích.
ĐỊNH DẠNG NHƯ MỘT PRO
16. Sheets cho phép bạn ẩn bất kỳ hàng nào . Nhấp vào số của nó trong cột màu xám ở phía xa bên trái của màn hình và chọn Hàng ẩn Ẩn hàng từ menu xuất hiện. Khi bạn muốn hiển thị lại hàng, nhấp vào mũi tên màu đen xuất hiện ở vị trí của nó trong cùng cột bên trái màn hình đó.
17. Bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng để làm cho bảng tính của bạn bật? Hãy tìm tùy chọn Màu sắc xen kẽ của xen kẽ trong menu Định dạng của Trang tính. Nó sẽ cung cấp cho bạn một bộ tùy chọn đơn giản sẽ áp dụng một mẫu màu sắc sắc nét cho các hàng của bạn .
18. Trong khi bạn thể hiện sự xuất hiện của bảng tính, hãy nghĩ về việc để Sheets xoay văn bản trong hàng tiêu đề của bạn . Đánh dấu hàng, sau đó nhấp vào biểu tượng hiển thị một góc A góc có một mũi tên hướng lên bên dưới nó (trực tiếp ở bên trái của công cụ chèn liên kết). Sau đó, bạn có thể chọn từ một số hiệu ứng bắt mắt sẽ đặt văn bản tiêu đề của bạn tách biệt và mang lại cho bảng tính của bạn một cái nhìn hấp dẫn, bóng bẩy.
Xoay văn bản hàng tiêu đề và thêm màu xen kẽ là những cách dễ dàng để cung cấp cho bảng tính của bạn một số pizzazz.
19. Các trang tính có thể sao chép bộ định dạng hoàn chỉnh của một ô và áp dụng nó cho một ô khác với một vài cú nhấp chuột nhanh. Đầu tiên, nhấp vào ô có định dạng bạn muốn sao chép. Sau đó, nhấp trực tiếp vào biểu tượng con lăn sơn ở bên phải lệnh in, về phía bên trái của thanh công cụ, và nhấp vào ô mà bạn muốn định dạng được áp dụng. Tất cả mọi thứ từ kích thước phông chữ và màu sắc cho đến bóng ô và kiểu số sẽ mang lại.
20. Cung cấp cho bản thân hoặc nhóm của bạn một danh sách kiểm tra chức năng ngay trong bảng tính: Chọn một loạt các ô trống, mở menu Chèn và chọn Hộp kiểm tra. Sau đó, bạn có thể đặt các mục việc cần làm của mình vào cột tiếp theo và nhận được sự hài lòng khi kiểm tra các mục khi bạn hoàn thành chúng.
CHIA SẺ VÀ CỘNG TÁC
21. Khi bạn đã chia sẻ bảng tính, công khai hoặc với những người cụ thể, bạn có thể tạo một liên kết tùy chỉnh cho phép mọi người có quyền truy cập nhanh chóng sao chép bảng tính của bạn vào tài khoản Google của họ , nơi họ có thể sử dụng nó làm mẫu hoặc sửa đổi tuy nhiên họ muốn mà không ảnh hưởng đến phiên bản gốc của bạn. Chỉ cần sao chép URL trong thanh địa chỉ của trình duyệt của bạn trong khi bạn đang xem bảng tính và thay thế từ "Chỉnh sửa" ở cuối bản sao bằng cách sao chép mật mã trực tuyến với bạn như thế này:
https://docs.google.com/s Lansheet / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/copy
Khi bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng tính mở liên kết đó, họ sẽ ngay lập tức được nhắc tạo một bản sao chỉ bằng một cú nhấp chuột ngay tại đó.
Việc đặt lệnh sao chép của người dùng vào một bảng tính cung cấp cho bất kỳ ai một cách đơn giản để thêm nó vào tài khoản Google của họ.
22. Trang tính giúp bạn dễ dàng xuất bảng tính theo nhiều định dạng thông qua tùy chọn Tải xuống dưới dạng Tải xuống dưới dạng menu trong menu Tệp, nhưng nếu bạn muốn cung cấp cho mọi người một liên kết trực tiếp để tải xuống dữ liệu của bạn dưới dạng PDF , thì có một lệnh ẩn để thực hiện điều đó: Sao chép URL của bảng tính của bạn, giống như trong mục trước, nhưng lần này, hãy thay thế từ Chỉnh sửa Chỉnh sửa ở cuối bằng xuất khẩu? định dạng = pdf BọNG TIN TỨC cung cấp cho bạn một liên kết trông giống như:
https://docs.google.com/s Lansheet / d / 1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/export?format=pdf
Những người có quyền truy cập vào bảng tính sẽ ngay lập tức được xuất trình với bản xuất PDF ngay khi họ mở liên kết.
23. Khi bạn đang chia sẻ bảng tính hoặc sử dụng một biểu mẫu để chấp nhận phản hồi giống như khảo sát, bạn có thể yêu cầu Sheets thông báo cho bạn bất cứ khi nào việc chỉnh sửa hoặc bổ sung xảy ra ngay lập tức hoặc dưới dạng thông báo email mỗi ngày một lần. Tìm kiếm các quy tắc Thông báo của người dùng trong tùy chọn Công cụ để đặt tùy chọn của bạn cho bất kỳ bảng tính cụ thể nào.
HÃY THỬ MỘT HOẶC HAI TÍNH NĂNG NÂNG CAO
24. Sheets có khả năng tạo mã QR sẽ kéo bất kỳ URL nào bạn muốn khi chúng được quét. Nhập URL của bạn vào một ô (với http http: // Nghi hoặc Nghi https: // Nghi ở phía trước nó), sau đó sử dụng chức năng sau với số ô của riêng bạn thay cho Số 2
= hình ảnh (ăn https://chart.googleapis.com/chart?chs=150lahoma150&cht=qr&chl= Lần & A2)
Mã QR sẽ ngay lập tức xuất hiện và có sẵn để sao chép, chia sẻ hoặc thao tác theo bất kỳ cách nào mà trái tim bạn mong muốn.
Tạo mã QR là một trong nhiều quyền hạn tiềm ẩn của Google Sheets.
25. Đây là một chức năng Sheets nhỏ tiện dụng để theo dõi các xu hướng trên dữ liệu số: Tạo bản đồ nhiệt để làm nổi bật các mức cao và thấp và giúp bạn dễ dàng nhìn thấy những thứ như mô hình bán hàng hoặc lưu lượng truy cập web. Chọn bất kỳ phạm vi dữ liệu nào bạn muốn, sau đó tìm tùy chọn Định dạng có điều kiện của đường sắt trong menu Định dạng. Nhấp vào tab Quy mô màu của Wikipedia ở trên cùng và gán màu cho cả hai giá trị Min Min và giá trị tối thiểu. Hiệu ứng sẽ hoạt động tốt nhất nếu bạn sử dụng phiên bản màu sáng cho màu trước và phiên bản tối cùng màu cho màu sau.
Bản đồ nhiệt tăng cường bất kỳ tập hợp dữ liệu số nào để giúp bạn phát hiện các mẫu và xu hướng.
26. Sheets có sức mạnh của Google Finance (mà người biết là gì? Vẫn là một thứ ) được cung cấp ngay cho nhu cầu kiến thức chứng khoán của bạn. Hệ thống có thể cung cấp cho bạn giá cổ phiếu theo thời gian thực hoặc lịch sử cùng với tất cả các loại dữ liệu liên quan đến thị trường khác cho bất kỳ công ty giao dịch công khai nào. Chỉ cần sử dụng chức năng GOOGLEFINANCE theo sau là thông tin bạn mong muốn, sử dụng các biến và định dạng được mô tả trên trang này .
27. Bạn có bao giờ thấy mình cuộn qua một danh sách các câu trả lời bằng các ngôn ngữ khác nhau không? Các trang tính có thể xác định bất kỳ ngôn ngữ nào được sử dụng trong bảng tính và thậm chí dịch nó sang ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn ngay tại chỗ. Để phát hiện ngôn ngữ, hãy sử dụng chức năng sau (với số ô thích hợp thay cho Số A1 A1):
= DETECTLANGUAGE (A1)
Bạn cũng có thể nhập một từ thay cho số ô, nếu bạn muốn:
= DETECTLANGUAGE (Lễ hội queso)
Google sẽ cung cấp cho bạn mã gồm hai chữ cái cho bạn biết ngôn ngữ đã được sử dụng. Để dịch, trong khi đó, hãy sử dụng lệnh sau đây với từ hoặc số ô của riêng bạn thay cho Mã A1 và mã cho bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn dịch sang (nếu đó là bất kỳ ngôn ngữ nào khác ngoài tiếng Anh, như được tham chiếu bên dưới):
= GOOGLETRANSLATE (A1, Tự động hóa, Trực tiếp)
Nhận xét
Đăng nhận xét